不匹配的期望、糟糕的工具，甚至舉止不當(dāng)都會損害虛擬協(xié)作。因此遠(yuǎn)程工作的員工需要考慮采用一些與領(lǐng)導(dǎo)和同事更好地協(xié)作的技巧和實踐。

到目前為止，很多人已經(jīng)采用了一些在家遠(yuǎn)程工作時如何提高工作效率的方法。員工可以根據(jù)個人喜好打造舒適的工作環(huán)境，無論是配備消噪耳機(jī)，還是使用最喜歡的杯子。當(dāng)人們開始準(zhǔn)備在家遠(yuǎn)程工作可能會認(rèn)為很輕松。但是，當(dāng)他們第一次參與Zoom視頻會議時，現(xiàn)實情況很快就打破了在家舒適地遠(yuǎn)程工作的憧憬。

虛擬協(xié)作可能是遠(yuǎn)程工作中最困難的一方面。不同工作風(fēng)格、不匹配的期望、糟糕的技術(shù)甚至不良的舉止都可能阻礙有效的協(xié)作，并使長期遠(yuǎn)程工作的前景令人望而生畏。員工可以自己構(gòu)建個人的工作空間，但是如果員工的遠(yuǎn)程工作取決于與團(tuán)隊成員合作，則還必須采用更好的虛擬協(xié)作實踐。

遠(yuǎn)程協(xié)作的最佳實踐

人們需要了解阻礙虛擬協(xié)作的一些不良習(xí)慣，并采用在家遠(yuǎn)程工作如何成為更好的隊友和領(lǐng)導(dǎo)者的技巧：

(1)設(shè)定明確的期望

Wizeline公司首席技術(shù)官AníbalAbarca說，“員工在家遠(yuǎn)程工作，彼此遠(yuǎn)離，不能像以前在辦公室或自助餐廳見到對方。因此在遠(yuǎn)程工作的虛擬協(xié)作中需要找到共同點和合適的交流時間。員工根據(jù)他們的工作責(zé)任和個人需求進(jìn)行調(diào)整，投入更多的時間和精力來實現(xiàn)團(tuán)隊和個人之間的通信至關(guān)重要。圍繞預(yù)期的響應(yīng)時間設(shè)定清晰的期望值，可以幫助員工在工作責(zé)任和個人需求之間設(shè)定界限。”

他指出，遠(yuǎn)程工作并不意味著缺席會議。意識到這一點特別重要，也非常困難。在參加長時間的Zoom視頻會議之后，有些人變得難以集中精力完成檢查電子郵件或其他任務(wù)。有時他們在視頻會議中彼此見面變得很不自在，并且不愿意打開自己的視頻。制定一些準(zhǔn)則和禮儀將有助于提高生產(chǎn)力和協(xié)作。

(2)保持簡單

遠(yuǎn)程工作策略專家、Remote Forever公司創(chuàng)始人Molood Ceccarelli說，“遠(yuǎn)程通信的有效性與簡單性直接相關(guān)，也就是使用盡可能少的工具來獲得所需的所有信息的能力?！比藗兺J(rèn)為，如果同事需要更多信息，他們總是可以保持聯(lián)系并要求打開視頻會議軟件討論此事。例如，一位前端開發(fā)人員實施一個項目，該項目顯示“按鈕顏色更改”，卻沒有其他信息，這名開發(fā)人員將不得不使用聊天工具聯(lián)系他的同事解釋這個問題，最后卻發(fā)現(xiàn)更多信息實際上來自客戶支持團(tuán)隊的電子郵件中?！?/p>

她說：“因此，異步通信反而有效地進(jìn)行交流。當(dāng)你使用任何工具向其他人傳達(dá)信息時，先要整理好自己的想法并傳送信息，而不是將這些信息在不同渠道以比較零碎的形式發(fā)送給他們。因此需要花費一些時間收集信息、鏈接和圖像，并將它們整理之后存放或傳輸?shù)揭粋€地方。這使其他人能夠減少尋找數(shù)據(jù)的時間，節(jié)省寶貴的時間，并提高效率?！?/p>

(3)停止與別人聊天

Techloris公司首席執(zhí)行官Shayne Sherman說：“我認(rèn)為視頻會議最糟糕的習(xí)慣是人們在開會期間聊天。由于網(wǎng)絡(luò)延遲問題和連接不良，這是可以理解的，但是我認(rèn)為這是人們需要考慮的事情。如果由一名主管主持會議，那么其他員工最好在聊天中鍵入他們想發(fā)言的內(nèi)容?？梢允褂谩芭e手”功能或聊天框中的簡單表情符號，讓主持會議者知道誰想發(fā)言。如果每個員工都采用這種做法，召開的虛擬會議將更加順利。”

(4)減少干擾

麻省理工學(xué)院開放式學(xué)習(xí)高級主管Erdin Beshimov說，“在視頻會議中，需要關(guān)閉通知信息，否則容易受到干擾，降低工作效率。此外需要更多地進(jìn)行一對一通話，而不是采用Zoom視頻進(jìn)行通話，例如邊散步邊打電話，就會集中注意力，并更好地協(xié)作。人們可以通過視頻會議互動協(xié)作，但打電話在傾聽的同時也可以思考和集中注意力?，F(xiàn)代社會的許多創(chuàng)新理念都是通過通話中構(gòu)思出來的?！?/p>

他說：“如果集中注意力，那么就可以通過打電話進(jìn)行溝通?？梢試L試這樣的技巧：給自己指定一個時間段來完全集中注意力(例如30分鐘或1小時)，集中精力完成一項任務(wù)。員工與同事之間開展合作也要全力以赴，不要分心。例如，如果通過Zoom進(jìn)行視頻通話，則需要充分參與，這樣也會縮短會議時間?！?/p>

(5)消除背景噪音

Goaltry公司首席執(zhí)行官Ethan Taub說，“背景噪音對視頻會議來說是一個主要問題。大多數(shù)人都會保持麥克風(fēng)靜音，但有時可能會忘記，因此需要采用一種可以檢測并只有在音量高于一定水平時激活麥克風(fēng)的服務(wù)，這樣可以自行調(diào)整。麥克風(fēng)只有在檢測到發(fā)言時才會激活。當(dāng)然，最好的選擇是找到一個安靜的空間參加視頻會議?！?/p>

(6)遏制不斷的干擾

What-In-Tech創(chuàng)始人、富士通公司高級IT項目經(jīng)理Kaelum Ross說，“IT工作者低估了即時消息通知或Zoom視頻會議即興邀請的干擾程度。對于工作場所的研究表明，工作人員在注意力受到干擾之后需要5至20分鐘的時間才能完全集中精力。在繁忙的IT環(huán)境中，這些中斷每小時可能會發(fā)生幾次?！?/p>

他說：“我們要求員工在日歷中標(biāo)注需要完成的重要任務(wù)，并確保更少地使用Zoom視頻會議，因此顯著減少這種情況的發(fā)生。我們鼓勵團(tuán)隊更改即時消息上的通知狀態(tài)(刪除聲音、彈出窗口和燈光)。對于艱巨的任務(wù)，我們也使用“‘請勿打擾’模式。這三件事使團(tuán)隊在看待工作日和舒適完成任務(wù)的能力方面有了顯著改善。當(dāng)然，高優(yōu)先級的事情需要立即引起注意，但是我們只關(guān)注緊急情況下的通話(不依賴即時消息)。”

(7)投資更好的協(xié)作技術(shù)

Coffeeble公司首席執(zhí)行官兼創(chuàng)始人Thomas Fultz說，“員工在參加視頻會議之前，需要檢查他們的設(shè)備是否正常，因為發(fā)出嘶嘶聲的麥克風(fēng)或者模糊不清的網(wǎng)絡(luò)攝像頭都不利于召開富有成效的會議。如果每個人都有合適的設(shè)備，那么每次視頻會議都可以專注于工作內(nèi)容，而不是其他事項?！?/p>

(8)超越視頻思考會議協(xié)作

WikiLawn總裁Dan Bailey說，“Zoom會議疲勞是一個現(xiàn)實問題。我認(rèn)為，解決這一問題的最佳方法是引入其他協(xié)作方式，而不僅僅是通過視頻會議進(jìn)行討論。例如，我們使用虛擬白板來討論問題。對于視頻會議協(xié)調(diào)者來說，讓所有人參與并獲得反饋也是一個好主意。主管可以提前給出會議主題，以便員工有機(jī)會提出自己的想法，然后讓每個人都有發(fā)言的機(jī)會?！?/p>

(9)及時回復(fù)

LTHR Shaving公司聯(lián)合創(chuàng)始人Timmy Yanchun說，“實際上，虛擬交流與隨時在辦公室與他人進(jìn)行溝通有很大不同。要成為一名更好的溝通者，需要記住必須及時回復(fù)。如果在一段時間內(nèi)未閱讀任何消息，可能會阻礙項目的完成。因為溝通與生產(chǎn)力密切相關(guān)，現(xiàn)在有這么多人員在遠(yuǎn)程工作，可能需要更好地了解一些內(nèi)容。因此需要及時回復(fù)，甚至要進(jìn)行解釋，以確保收件人理解答復(fù)?！?/p>

(10)進(jìn)行反思并勇于改變

凱捷公司技術(shù)未來負(fù)責(zé)人Sarah Pope說，“為了在2021年成為更好的虛擬合作者，很多人于2020年在虛擬協(xié)作方面積累了一些經(jīng)驗和教訓(xùn)。如果還沒有回顧一下與團(tuán)隊成員的合作方式(溝通渠道、團(tuán)隊會議、工作方式、包容性和期望)，那么現(xiàn)在是塑造并確立新常態(tài)的時候?！?/p>

她說：“對2020年發(fā)生的情況進(jìn)行回顧，是找出更好的工作實踐并推動新突破的最好方法。盡管員工與同事或領(lǐng)導(dǎo)不在現(xiàn)場進(jìn)行的一些討論可能會具有挑戰(zhàn)性，但其結(jié)果和改進(jìn)是值得的?！?/p>

編輯：jq