現(xiàn)代社會，信息技術的快速發(fā)展已逐漸走進了大數(shù)據(jù)時代，在大數(shù)據(jù)背景下,企事業(yè)檔案管理工作在思想和行為上都有轉變趨勢，這些轉變將會使其檔案管理工作更加高效、更加正規(guī)和更具有價值。

RFID技術

RFID智慧檔案管理讓文檔煥發(fā)新活力。檔案管理采用RFID技術進行自動識別統(tǒng)計，實現(xiàn)智能化管理，快捷，實時，精準。檔案文獻需要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，那么想“用好”檔案文獻就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。實現(xiàn)快速，實時，精準體現(xiàn)，智能檔案館 的建設就顯得非常重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將 館舍、檔案、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)以及用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素 產(chǎn)生的海里結構化與非結構化的數(shù)據(jù)目的。

RFID技術

優(yōu)勢：

Advantage

1

在查找、盤點、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率。

2

可以明顯提高文件管理的準確性，輕松跟蹤定位實體文件。

3

文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數(shù)字化、智能化、及時化、可視化、可追溯性等。

4

文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護得到有效平衡。

5

通過rfid技術及攝像、軟件系統(tǒng)等有效結合，有效避免文件丟失。

6

人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的基礎。

功能：

Function

1

實時流程

RFID(射頻)實時監(jiān)控智能檔案管理系統(tǒng)是通過柜內(nèi)取物窗口位置處安裝的一組RFID讀寫器對檔案袋上的射頻標簽進行一對一實時監(jiān)控來完成檔案的錄入、錄出及檔案點，盤存速率快，千份檔案只需5-8秒。

射頻標簽與檔案數(shù)據(jù)對應：將射頻標簽的字符串與檔案數(shù)據(jù)對應設置，并將射頻標簽粘貼在與檔案數(shù)據(jù)相盤對應的檔案袋上。

2

實時監(jiān)控

將粘貼好RFID(射頻)的檔案裝入檔案柜，每放入一本檔案，該檔案數(shù)據(jù)位置信息自動錄入數(shù)據(jù)庫，時間需要5-8秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動錄入數(shù)據(jù)庫，所有檔案進入監(jiān)控狀態(tài)。

3

借閱

系統(tǒng)發(fā)出借閱指令，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，LED燈指示燈亮起提示所在位置，取出該份檔案，數(shù)據(jù)隨即實時更新。

4

歸還

①原位歸還：系統(tǒng)發(fā)出歸還指令，接收到指令的檔案柜運行至存取窗口，LED指示燈亮起，裝入該份檔案，數(shù)據(jù)隨即更新；

②任意位置歸還：用戶可將檔案隨意放入任何一組檔案柜的某一層的任何一個空格中，數(shù)據(jù)庫中該檔案的數(shù)據(jù)位置信息即自動更新，無需人工登記更改。

5

取出

用戶不使用系統(tǒng)操作直接在檔案柜取出檔案，電腦系統(tǒng)在5-8秒自動識別此檔案被取出。